Насколько легитимен документ, подписанный одновременно с одной стороны обычной подписью, с другой — ЭЦП?

Возможно ли подписание договоров и первичных учетных документов следующим образом: одна сторона подписывает ЭЦП, а вторая — обычной подписью с приложением печати? Не будет ли вопросов у налоговой инспекции при проведении налоговых проверок? Принимают ли суды такие документы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Двусторонний документ (договор, акт приема-передачи), подписанный одной стороной электронной подписью, а другой — собственноручной подписью, не является корректно оформленным документом по смыслу законодательства.

Обоснование позиции:

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Если договор не подлежит государственной регистрации и для его заключения не требуется передача имущества, он признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ).

В силу подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения).

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго п. 1 ст. 160 ГК РФ, согласно которому письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В соответствии с ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон N 149-ФЗ) в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Возможность использования электронной подписи предусмотрена и п. 1 ст. 2, ст. 5, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи). При этом отметим, что ст. 1 указанного закона содержит прямое указание на то, что он регулирует отношения в области использования электронных подписей и при совершении гражданско-правовых сделок.

Иными словами, адресованный конкретному лицу электронный документ, содержащий все существенные условия договора, подписанный электронной подписью и позволяющий установить лицо, от которого этот документ исходит, признается офертой. Эта оферта может быть акцептована получателем, в частности, путем направления подписанного им и оформленного на бумаге ответа о принятии оферты (п. 1 ст. 438 ГК РФ). С момента получения лицом, направившим оферту, ее акцепта договор будет считаться заключенным.

Кроме того, согласно п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если в ответ на указанный в вопросе электронный документ (предложение заключить договор) его получатель совершит в срок, установленный для акцепта, действия по выполнению указанных в оферте условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.).

Таким образом, использование указанного в вопросе способа для заключения договора в принципе допустимо.

В то же время считаем необходимым обратить внимание на следующие обстоятельства.

Понятие электронного документа закреплено в п. 11.1 ст. 2 Закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона об электронной подписи).

Подпись является реквизитом, содержащим собственноручную роспись должностного или физического лица (п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Это обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Для понимания возможности заключения договора путем обмена сообщениями по электронной связи следует учесть, что из ст. 5 Закона N 63-ФЗ следует, что электронная подпись формируется путем использования кодов, паролей или иных средств или в результате криптографического преобразования информации, дающими возможность подтвердить факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Согласно письму Минфина России от 04.12.2019 г. N 03-03-06/1/94297 документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия. Смотрите также письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232.

Федеральная налоговая служба в письме от 23.04.2018 г. N ЕД-4-15/7760 указала, что если составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству.

Как сообщается в письме Минфина России от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376, для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что, по мнению налоговых и финансовых органов, электронная подпись, представляющая собой цифровой код, информацию в электронной форме, имеет силу подписи, соответственно, исключительно в компьютерно-цифровой среде. Когда документ, содержащий такую подпись, распечатывается, мы получаем не распечатанный оригинал документа, а его распечатанную копию, когда подписанный электронной подписью оригинал документа остается в цифровой среде.

Таким образом, когда одна из сторон подписывает электронный документ своей электронной подписью, а другая сторона — собственноручно, предварительно распечатав его на бумаге, такой документ не будет считаться подписанным обеими сторонами. В связи с этим у налоговых органов могут возникнуть к организации претензии, связанные с документальным подтверждением расходов, реальностью хозяйственных операций и т.п.

Составленные подобным образом документы могут вызвать вопросы и у других административных органов, и у суда (смотрите, например, постановление АС Дальневосточного округа от 12.02.2019 N Ф03-5371/18 по делу N А73-6060/2018, постановление АС Дальневосточного округа от 26.11.2018 N Ф03-4308/18 по делу N А73-6059/2018, постановление Второго ААС от 10.12.2019 N 02АП-10429/19).

---

 

---

Хотите поделиться этой информацией? Выберите мессенджер ниже.

---

---