Документальное оформление зарубежной командировки. Отражение расходов в иностранной валюте, связанных со служебной командировкой, в бухгалтерском учете

По приказу от 16.06.2022 о командировании в страну дальнего зарубежья специалисту 17.06.2022 были выданы под отчёт на командировочные расходы денежные средства в рублях.

К авансовому отчёту специалист прикладывает:

1) справку от 09.06.2022 о покупке 2000 долларов США по кросс-курсу 74,9500. Ф.И.О. и паспортные данные клиента в справке не идентифицируются;

2) чеки от 09.06.2022 на приобретение авиабилетов к месту назначения и обратно с рублевого счёта клиента.

Должна ли дата документов соответствовать временным рамкам срока командирования? По какому курсу необходимо отразить в бухгалтерском учете оплату проживания в гостинице и суточные? Является ли обезличенная справка документом для целей бухгалтерского учёта?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Дата расходов на покупку проездных документов и на обмен валюты должна быть позднее даты составления приказа о направлении работника в командировку.

Справка (иной документ), полученный в подтверждение обменных валютных операций, без указания фамилии, имени, отчества, паспортных данных подотчетного лица при наличии сведений, перечень которых указан в приложении 3 к Инструкции, может являться документом, подтверждающим расходы работника на покупку иностранной валюты.

В бухгалтерском учете выраженные в иностранной валюте расходы по найму жилья за пределами территории РФ, а также суточные, пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты к рублю на дату утверждения авансового отчета.

Обоснование вывода:

1. Порядок направления работников в командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций командированным работникам установлен ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

В соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Традиционно решение работодателя о направлении в командировку оформляется приказом. По смыслу п. 3 Положения решение работодателя должно содержать указание на срок командировки, место командирования и содержание служебного поручения.

Соответственно, после составления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку организацией производятся расходы, связанные со служебной командировкой работников.

Направление работника в командировку на территорию иностранного государства производится в обычном порядке, установленном Положением, за исключением некоторых особенностей.

В соответствии с п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При направлении в заграничную командировку аванс может быть выдан как в валюте РФ, так и в иностранной валюте. Выплата аванса в иностранной валюте, так же как и погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

Если при направлении работника в командировку за границу аванс выдается работнику в рублях, их обмен на иностранную валюту осуществляется самим работником. В подтверждение обменных операций работник представляет справку (иной документ) об обмене валюты.

В данном случае по приказу от 16 июня 2022 года о командировании в страну дальнего зарубежья, специалисту 17 июня 2022 года были выданы под отчёт на командировочные расходы денежные средства в рублях. Справка обмена валюты и чеки на приобретение авиабилетов датированы более ранним сроком 9 июня.

Если аванс работнику не выдавался, работник за счет своих средств приобретает проездные билеты и обменивал валюту. В таких случаях законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке — перед ее началом или после ее окончания. Данный порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должен быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, организация вправе возместить работнику до начала командировки расходы на покупку билетов и на обмен валюты, при условии, что это прописано в локальном нормативном акте организации. При этом дата составления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку должна быть ранее даты приобретения проездных документов, связанных со служебной командировкой, а также даты осуществления операции по обмену валюты.

Судя по последовательности действий работника, можно также предположить, что изначально приказ о направлении в командировку был составлен не позднее даты 9 июня, работник приобрел валюту и билеты, затем приказ по каким-либо причинам был отменен (но командировка предполагалась, или имел место перенос сроков командировки), и 16 июня издан новый приказ. Смотрите Энциклопедию решений. Изменение срока и отмена служебной командировки; Примерную форму приказа об отмене командировки (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

2. В случае направления в служебную зарубежную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд;
• на наем жилого помещения;
• суточные;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи, и сборы.

В коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую направляется работник. Так, в п. 16 Положения сказано, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 этого документа. Правила расчета суточных указаны в пп. 17-20 Положения.

К расходам на командировки, в частности, относятся и расходы на наем жилого помещения для командированного работника. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21 Положения).

При признании в расходах для целей бухгалтерского учета подлежащих выплате работнику расходов по найму и суточных у организации возникает сумма задолженности перед работником (обязательство).

ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее — ПБУ 3/2006) устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений).

В соответствии с п. 4 ПБУ 3/2006 стоимость активов и обязательств (денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, финансовых вложений, средств в расчетах, включая по заемным обязательствам, с юридическими и физическими лицами, вложений во внеоборотные активы (основные средства, нематериальные активы, др.), материально-производственных запасов, а также других активов и обязательств организации), выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.

Согласно п. 5 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ.

Для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Даты совершения отдельных операций в иностранной валюте для целей бухгалтерского учета приведены в приложении к ПБУ 3/2006 (п. 6 ПБУ 3/2006).

Так, согласно приложению к ПБУ 3/2006 для такой операции в иностранной валюте, как расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, датой совершения операции в иностранной валюте считается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, в бухгалтерском учете выраженные в иностранной валюте расходы по найму жилья за пределами территории РФ, а также суточные, по общему правилу пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты к рублю на дату утверждения авансового отчета. Смотрите Энциклопедию решений. Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке.

3. Порядок приобретения иностранной валюты регламентирован Инструкцией Банка России от 16.09.2010 N 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Согласно п. 4.9 и 4.10 указанной инструкции кассовый работник по окончании осуществления операции с наличной иностранной валютой обязан выдать физическому лицу документ, подтверждающий проведение этой операции. Подтверждающий документ формируется на основании записи электронного Реестра операций с наличной валютой отдельно по каждой операции, с обязательным отражением в подтверждающем документе сведений, перечень которых указан в приложении 3 к Инструкции, распечатывается на бумажном носителе и подписывается кассовым работником. Исправления в распечатанном подтверждающем документе не допускаются.

К числу обязательных сведений, подлежащих отражению в подтверждающем документе, выдаваемом физическому лицу при осуществлении операций с наличной иностранной валютой и чеками, относятся:

1. Полное (сокращенное) фирменное наименование уполномоченного банка (наименование филиала) или полное (сокращенное) фирменное наименование уполномоченного банка (наименование филиала) и наименование внутреннего структурного подразделения уполномоченного банка (филиала).
2. Регистрационный номер уполномоченного банка (порядковый номер филиала).
3. Местонахождение (адрес) уполномоченного банка (филиала) или внутреннего структурного подразделения уполномоченного банка (филиала), в котором осуществляется операция с наличной иностранной валютой и чеками.
4. Порядковый номер проводимой операции с наличной иностранной валютой и чеками, указанный в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
5. Дата и время совершения операции с наличной иностранной валютой и чеками, указанные в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
6. Код вида операции, указанный в Реестре операций с наличной валютой и чеками.
7. Фамилия, имя, отчество (при его наличии) физического лица.
8. Наименование, серия и номер (при их наличии) документа, удостоверяющего личность физического лица.
9. Курс иностранной валюты или кросс-курс иностранной валюты.
10. Принято:

10.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.

10.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.

11. Выдано:

11.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.

11.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.

12. Подпись кассового работника.

Как определено в п. 4.1 Инструкции, при осуществлении операций с наличной иностранной валютой и чеками идентификация физического лица проводится в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

При этом на основании подп. 1 п. 1 ст. 7 Закона о противодействии легализации преступных доходов банк обязан до приема на обслуживание идентифицировать клиента и установить его фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, дату рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, ИНН (при его наличии).

В силу п. 1.2 ст. 7 указанного закона при осуществлении физическим лицом операции по покупке или продаже наличной иностранной валюты на сумму, не превышающую 40 тыс. руб. либо не превышающую сумму в иностранной валюте, эквивалентную 40 тыс. руб., идентификация клиента — физического лица, представителя клиента, выгодоприобретателя и бенефициарного владельца не проводятся, за исключением случая, когда у работников организации, осуществляющей операции с денежными средствами или иным имуществом, возникают подозрения, что данная операция осуществляется в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.

В то же время фамилия, имя, отчество физического лица и его паспортные данные вносятся кассовым работником в документ, подтверждающий обмен валюты, только по просьбе физического лица, осуществляющего операцию с наличной иностранной валютой и чеками (сноска к п. 7 и п. 8 в приложении 3 к Инструкции).

Обращаем внимание, что Ассоциация российских банков в своем Письме от 23.03.2021 N 02-05/263 О предложениях по внесению изменений в Инструкцию Банка России от 16 сентября 2010 г. N 136-И предлагала в Приложении 3 «Перечень обязательных сведений, подлежащих отражению в подтверждающем документе, выдаваемом физическому лицу при осуществлении операций с наличной иностранной валютой и чеками» сноску к п. 7 и п. 8 изложить в следующей редакции:

«Сведения, указанные в пунктах 7 и 8 настоящего приложения, вносятся кассовым работником в подтверждающий документ по просьбе физического лица, осуществляющего операцию с наличной иностранной валютой и чеками, если операция проводится без идентификации.

Сведения, указанные в пунктах 7 и 8 настоящего приложения, вносятся кассовым работником в подтверждающий документ в обязательном порядке, если операция осуществляется с идентификацией физического лица.

Однако на сегодняшний день банк при обмене валюты должен идентифицировать клиента, но вносить данные в документ, подтверждающий проведение этой операции, не обязан. Паспортные данные и фамилия, имя, отчество подотчетного лица вносятся по его просьбе. Следовательно, обезличенная справка, предоставленная подотчетным лицом, при наличии других обязательных сведений, перечисленных в приложении 3 к инструкции Банка России, по решению руководителя может являться документом, подтверждающим затраты работника на покупку наличной иностранной валюты.

Оформление авансового отчета не является обязательным, если работнику денежные средства под отчет не выдавались. Так, в постановлении Девятого ААС от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлено без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012) отмечено, что обязанность по составлению авансового отчета возникает только в случае выдачи работнику денежных средств. Похожий вывод содержится в постановлении ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09. Но на практике в подобных случаях АО используется.

---

 

---

Хотите поделиться этой информацией? Выберите мессенджер ниже.

---

---