Бюджетное учреждение формирует кассовые заявки…

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бюджетное учреждение вправе самостоятельно определить порядок оформления копий кассовых заявок, а также возможность хранения данных заявок вместе с выписками с лицевого счета. Указанный порядок следует закрепить в учетной политике.
Решение о том, будут ли счета на оплату подшиваться вместе с кассовыми заявками либо храниться отдельно от них, должно быть также закреплено в учетной политике учреждения.

Обоснование вывода:
Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета определен приказом Минфина РФ от 01.09.2008 N 87н (Далее — Порядок N 87н).
В соответствии с п. 2 Порядка N 87н для оплаты денежных обязательств получатели средств федерального бюджета, администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства по месту их обслуживания Заявку на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявку на получение наличных денег (код по КФД 0531802) в порядке, установленном в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
При этом Заявка, при наличии электронного документооборота между получателем средств федерального бюджета, администратором источников финансирования дефицита федерального бюджета и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства, представляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.
Таким образом, основаниями проведения операций по кассовым выплатам из федерального бюджета будут поименованные выше заявки.
В соответствии с п. 2.4.1 приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов" орган Федерального казначейства на основании Заявок на кассовый расход, поступивших от получателей средств федерального бюджета, оформляет расчетные документы (платежные поручения) на перечисление средств с единого счета бюджета и направляет их в банк.
Следовательно, расчетными документами, на основании которых осуществляются операции по списанию и зачислению средств в банках, являются платежные поручения. Платежные поручения оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" с учетом требований, установленных совместным Положением ЦБ РФ и Минфина РФ от 13.12.2006 N 298-П/173н "Об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства" (п. 1.2 Приказа N 8н).
Плательщиком, которому выдается последний экземпляр платежного поручения на основании п. 3.5 Положения ЦБ РФ N 2-П, является Казначейство, так как с его единого счета бюджета перечисляются деньги. Именно поэтому данный экземпляр и остается у Казначейства, а не отдается учреждению.
Единый порядок ведения бюджетного учета в Российской Федерации установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).
В соответствии с п. 3 Инструкции N 148н все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к Инструкции N 148н. Следует отметить, что кассовые заявки в данном приложении не поименованы.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
Пунктом 34 данного приложения поименован Журнал операций с безналичными денежными средствами. При этом основанием для внесения сведений в данный журнал является выписка органа казначейства с приложенными к ней платежными поручениями.
Таким образом, учреждению необходимо распечатывать выписки для внесения сведений в журнал операций, кроме того, данные выписки являются неотъемлемым приложением указанного журнала. Выписки необходимо распечатывать своевременно, так как записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
В то же время возникает противоречие в том, что, с одной стороны, в учреждении отсутствуют платежные поручения, так как основанием для списания средств с лицевого счета является кассовая заявка, а с другой стороны, в Инструкции N 148н такой документ, как кассовая заявка, не поименован.
По нашему мнению, учреждению необходимо распечатывать выписки с лицевого счета. В то же время обязанности распечатывать кассовые заявки, сформированные в электронном виде, согласно которым в установленном порядке было произведено списание с лицевого счета, у бюджетного учреждения нет.
Однако подтверждением произведенной оплаты является именно платежное поручение, поэтому при необходимости (запрос контролирующих органов, контрагентов и т.д.) бюджетному учреждению необходимо сделать соответствующий запрос в органы федерального казначейства для предоставления платежного поручения с отметкой об оплате. Только при наличии платежного поручения учреждение сможет доказать свои действия в случае возникновения каких-либо разногласий с контрагентами или проверяющими органами.
Обязанность организаций по хранению первичных учетных документов (как и регистров бухгалтерского учета, и бухгалтерской отчетности) закреплена в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ).
Согласно п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Таким образом, вопрос о том, нужно ли распечатывать кассовые заявки, сформированные в электронном виде или нет, а также место их хранения должен быть решен учреждением самостоятельно. Данное решение целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.
Что касается вопроса о том, к какому журналу операций необходимо подшивать счет на оплату, отметим, что ни в бюджетных, ни в иных нормативных актах каких-либо комментариев по данному вопросу нет. В связи с этим считаем, что данный вопрос решается самим учреждением, данное решение также должно быть закреплено в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

25 июня 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.