Передаем трудовую книжку уволенному работнику
Передаем трудовую книжку уволенному работнику
Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ, все же есть.
Прекращаем трудовой договор
Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?
Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым <законодательством, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8)*(1), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения*(2). Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде*(3). По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).
Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Форма по ОКУД│ 0301006 │
├───────────┤
по ОКПО│ │
Общество с ограниченной ответственностью "Актив" └───────────┘
───────────────────────────────────────────────────
наименование организации
┌───────────────────┬──────────────────┐
│ Номер документа │ Дата составления │
├───────────────────┼──────────────────┤
Приказ │ 35 │ 12 марта 2013 г. │
(распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от "01" января 2009 г. N 57 ,
── ──────── ── ──────
уволить "12" марта 2013 г.
── ──────── ──
(ненужное зачеркнуть)
┌─────────────┐
│ Табельный │
│ номер │
├─────────────┤
Караськин Иван Васильевич │ 7715 │
──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘
фамилия, имя, отчество
Отдел закупок
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
структурное подразделение
экономист
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации
п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата работников организации)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)
_________________________________________________________________________
Основание (документ,
номер, дата): приказ N 38 от 10.01.2013 г. "О сокращении штата",
─────────────────────────────────────────────────────
уведомление исх. N 015-32 от 10.01.2013 г., уведомление исх. N 015-33 от
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
10.01.2013 г., письмо исх. N 015-33 от 10.01.2013 г. "О предложении
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
вакансий", акты от 10.01.2013 г. и от 06.03.2013 г. "Об отказе от
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
вакансий"
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Руководитель организации генеральный директор Султанов А.Я. Султанов
──────────────────── ────────── ──────────────
должность личная расшифровка
подпись подписи
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен С содержанием приказа ознакомлен
──────────────────────────────────────────────
личная подпись
"12" 03 2013 г. от подписи отказался (акт от 12.03.2013 г.
── ───────────────── ── ───────────────────────────────────────────
прилагается)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от "05" марта 2013 г. N 35 ) рассмотрено
── ───────── ── ──────────
Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).
Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
Акт
Дата составления акта: "12" марта 2013 г.
──── ──────── ──
Время составления акта: 17.15.ч. (местное)
───────────────────
Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19,
──────────────────────────────────────────────────
здание управления, 2-й этаж, каб. 23
──────────────────────────────────────────────────
Мною,
────
специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой,
в присутствии:
──────────────
начальника отдела кадров ООО "Актив" В.П. Кистановой,
секретаря ООО "Актив" О.И. Марченко,
экономиста отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськина
В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. экономисту
отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину было предложено ознакомиться
с его содержанием под роспись, от чего он отказался, после чего
содержание указанного выше документа было зачитано ему вслух.
На мой вопрос, заданный экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В.
Караськину о причинах его отказа от ознакомления с приказом под личную
роспись, он ответил, что не согласен с увольнением.
Содержание акта подтверждаем личными подписями:
Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова
──────────── ──────────────────
Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина
──────────── ──────────────────
Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко
──────────── ──────────────────
Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин
──────────────────
.........................................................................
Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин от подписи в
настоящем акте отказался, в связи с чем содержание акта ему было
зачитано вслух, что подтверждаем личными подписями.
Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова
──────────── ──────────────────
"12" 03 2013 г. (17.18)
──── ──── ── ───────
Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина
──────────── ──────────────────
"12" 03 2013 г. (17.18)
──── ──── ── ───────
Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко
──────────── ──────────────────
"12" 03 2013 г. (17.18)
──── ──── ── ───────
Заметки на полях. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Возвращаем трудовую книжку
По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(4), а также произвести с ним окончательный расчет*(5).
Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение*(6). Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться*(7). Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.
Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8).
Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).
Образец акта о невозможности вручить трудовую книжку
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
Акт
Дата составления акта: "12" марта 2013 г.
──── ──────── ──
Время составления акта: 17.30.ч. (местное)
───────────────────
Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19,
──────────────────────────────────────────────────
здание управления, 2-й этаж, каб. 23
──────────────────────────────────────────────────
Мною,
────
специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой,
в присутствии:
──────────────
начальника отдела закупок ООО "Актив" И.Д. Шуваловой,
экономиста отдела закупок ООО "Актив" Д.П. Носикова
В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. в трудовую
книжку И.В. Караськина (АТ N 453258) внесена запись об увольнении из ООО
"Актив" в связи с сокращением штата работников организации по п. 2
ст. 81 ТК РФ (запись N 6).
Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин сегодня,
12.03.2013 г., в течение всего рабочего дня с 08:30 до 17:30
отсутствовал на рабочем месте по неизвестным причинам, в связи с чем не
представляется возможным ознакомить его с записями в трудовой книжке и
вручить ему трудовую книжку.
Содержание акта подтверждаем личными подписями:
Начальник отдела закупок ООО "Актив" Шувалова И.Д. Шувалова
──────────── ──────────────────
Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина
──────────── ──────────────────
Экономист отдела закупок ООО "Актив" Носикова Д.П. Носикова
──────────── ──────────────────
Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»*(9). Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм*(10).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации*(11).
По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»)*(12). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.
Содержание уведомления «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте» должно быть примерно следующим (см. образец на с. 125).
Образец уведомления «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
Общество с ограниченной ответственностью "Актив"
12.03.2013 г. N 2-20-37/58 Караськину Ивану Васильевичу
──────────────────────────────
ул. Островского, д. 52, кв. 36
г. Салават, Республика Башкортостан, РФ
453250
Уведомление
Трудовой договор от 01.01.2009 г. N 57, заключенный с Вами, расторгнут по п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата работников организации) 12 марта 2013 года. В этот день по неизвестной для нас причине Вы не явились за получением своей трудовой книжки.
В связи с этим уведомляем Вас о необходимости явиться и получить трудовую книжку по адресу: 453256, г. Салават, ул. Профсоюзная, д. 19 (отдел кадров). Часы работы: понедельник — пятница с 08:30 до 17:30, обед с 13:00 до 14:00. По возможности предварительно уведомите отдел кадров ООО «Актив» по телефону (34763) 9-21-13 о дате и времени Вашего прихода, чтобы сократить время Вашего ожидания.
В случае если у Вас отсутствует возможность получить Вашу трудовую книжку лично, просим предоставить письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте с указанием адреса, по которому следует ее переслать.
Директор Султанов Р.Р. Султанов
────────── ────────────────
Не следует забывать, что направление работнику трудовой книжки по почте, не получив от него предварительного на это согласия, также является нарушением трудового законодательства.
Если после уведомления компания не дождалась от работника письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить до момента выдачи работнику в течение 75 лет*(13).
Таким образом, во избежание спорных ситуаций, рекомендуем фирмам соблюдать установленный законом порядок выдачи трудовых книжек, отправлять их работникам по почте только при наличии их письменного согласия. Также нужно максимально детально фиксировать все обстоятельства и причины при объективной невозможности соблюдения обязанностей компании перед сотрудником. Следование описанным выше рекомендациям, при возникновении спорных ситуаций, позволит работодателю доказать законность и обоснованность своих действий при проверке их должностными лицами органов государственного контроля (надзора) и в суде.
начальник отдела правового сопровождения деятельности
дочерних и зависимых обществ юридического управления
компании «Газпром нефтехим Салават»
Экспертиза статьи:
В. Комарова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ
«Актуальная бухгалтерия«, N 5, май 2013 г.
*(1) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
*(2) ст. 84.1 ТК РФ
*(3) ст. 5.27 КоАП РФ; пост. Верховного Суда РФ от 10.10.2011 N 4-АД11-8
*(4) ст. 84.1 ТК РФ
*(5) ст. 140 ТК РФ
*(6) ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
*(7) ст. 234 ТК РФ
*(8) п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)
*(9) п. 35 Правил
*(10) определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 26.10.2012 N 18-КГ12-37, Московского городского суда от 07.10.2010 N 33-31515
*(11) апелляционные определения Забайкальского краевого суда от 19.06.2012 N 33-1846-2012, от 10.04.2012 N 33-1116-2012
*(12) кассационное определение Верховного Суда Республики Калмыкия от 12.01.2012 N 33-18/2012
*(13) п. 43 Правил; ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Еще статьи из этого раздела
- Новые правила согласования с Госавтоинспекцией программ и условий обучения в автошколах
- Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ
- Нужно ли возвращать обязательную нотариальную форму для сделок граждан с недвижимостью?
- Онлайн-кассы: основные проблемы переходного периода и варианты их решения
- Специфика хранения бухгалтерской документации
