Перелетные расходы

При направлении работника в служебную командировку Трудовым кодексом *(1) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки*(2) ему гарантируется возмещение, в частности, расходов на проезд. Не всегда авиабилеты покупаются сразу в оба конца. Часто бывает, что сотрудник самостоятельно приобретает билет на обратную дорогу, находясь в населенном пункте, в который командирован. По возвращении домой он в трехдневный срок обязан представить авансовый отчет о командировке, к которому будут приложены использованные авиабилеты и посадочные талоны. После чего ему будет компенсирована их стоимость.

Пример
28.12.2012 Соломатин В.И., сотрудник ООО «Рассвет», находясь в командировке в Рязани, приобрел авиабилет до Москвы. 29 декабря он представил в бухгалтерию ООО «Рассвет» авансовый отчет, к которому был приложен авиабилет стоимостью 1180 руб. (в т.ч. НДС — 180 руб.). Бухгалтером ООО «Рассвет» были сделаны следующие проводки.

Дебет 19-3 Кредит 71
— 180 руб. — отражен входящий НДС по использованным авиабилетам;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71
— 1000 руб. — расходы по авиабилетам включены в соответствующие учетной политике затраты предприятия;
Дебет 71 Кредит 50
— 1180 руб. — расходы на приобретение авиабилета компенсированы сотруднику после утверждения отчета руководителем.

Разумеется, для признания расходов на авиаперелет в качестве уменьшающих налог на прибыль одних авиабилетов недостаточно. К авансовому отчету также должны быть приложены чеки гостиницы, командировочное удостоверение, приказ о командировке, задание на командировку и прочие документы, подтверждающие производственную направленность командировки.

Возмещаем НДС

Поскольку при приобретении авиабилетов факт оказания услуг подтверждается авиабилетом и утвержденным авансовым отчетом, то и принять к вычету НДС нужно в дату утверждения авансового отчета руководителем.

Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Для того чтобы принять входящий НДС к вычету, необходимо сделать следующую проводку:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19-3
— 180 руб. — входящий НДС по использованным авиабилетам принят к вычету.

Вычет по НДС возможен даже несмотря на то, что подотчетное лицо не представило счетов-фактур по приобретенным авиабилетам. Данные вычеты производятся на основании документов, подтверждающих проезд, в которых НДС выделен отдельной строкой. Эта же норма касается и все более распространенных ныне электронных билетов. Ведь они являются только лишь разновидностью проездных документов, утвержденных приказом Минтранса России*(3). Данная точка зрения также подтверждается и Минфином России*(4).

Но бывают и такие ситуации, когда в расчетных документах НДС отдельной строкой не выделен. И справедливо возникает вопрос: можно ли принять такой НДС к вычету? Совсем недавно Минфин России выпустил письмо *(5), в котором дает разъяснения по такой сложной ситуации. Оказывается, что НДС, который не выделен отдельной строкой, принять к вычету нельзя. И вся сумма налога должна включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Мнение чиновников весьма справедливо, ведь без счетов-фактур или выделенной суммы НДС в авиабилете у бухгалтера нет оснований не то чтобы зачесть, а даже выделить НДС для целей бухгалтерского и налогового учета.

Расходы на авиабилеты при УСН

Организации, применяющие УСН, тоже направляют своих сотрудников в служебные командировки. В вопросе определения расходов на авиабилеты организациям, применяющим УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», после их фактической оплаты*(6) бухгалтеру следует быть осмотрительными. При применении УСН командировочные расходы принимаются на основании положений Налогового кодекса *(7) в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций*(8).

При этом должны соблюдаться условия, установленные пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Помните, что требование о документальном подтверждении командировочных расходов*(9) может быть выполнено только на дату утверждения руководителем организации авансового отчета. В связи с этим даже оплаченные организацией командировочные расходы принимаются в целях применения УСН строго после окончания командировки. Такое мнение было высказано Минфином России*(10).

Что касается НДС, указанного авиаперевозчиком на билетах, то он не может быть принят к вычету организацией, применяющей УСН. Ведь «упрощенцы» не признаются налогоплательщиками НДС*(11). Поэтому сумма НДС включается в общую стоимость авиабилетов и учитывается в расходах*(12).

Д. Васильев,
главный бухгалтер компании «НТЦ Диапром»

Если работник опоздал на самолет, который должен был его доставить к месту командирования, то возникает несколько проблем. Во-первых, сотрудник так и не выполнил служебное задание. Во-вторых, пропала стоимость билета (полностью либо частично) и еще какая-то часть командировочных расходов (билет в обратную сторону, стоимость гостиничного номера и т.д.).

Работника, опоздавшего на самолет по своей вине, можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Порядок наложения дисциплинарных взысканий изложен в статье 193 Трудового кодекса. В данном случае следует зафиксировать нарушение трудовой дисциплины, потребовать с работника письменное объяснение, составить приказ. Между тем с возмещением понесенных предприятием расходов будет сложней. Ведь согласно статье 137 Трудового кодекса удержать из заработной платы работника можно только неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Однако в нашем случае деньги на билеты были израсходованы. Так что следует либо договориться с работником о добровольном возврате истраченных средств, либо возвращать деньги через суд.

Если же говорить о налоге на прибыль, то вряд ли затраты на несостоявшуюся поездку удастся учесть. Ведь согласно статье 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты. Так что командировочные расходы без самой командировки вряд ли понравятся налоговикам.

В некоторых случаях опоздание сотрудника может носить объективный характер. Например: экстремальные погодные условия, непредвиденный ремонт дороги, авария, болезнь и т.д. В этом случае ни о каких дисциплинарных взысканиях и возмещении расходов речи быть не может. Главное, к объяснительной записке сотрудника приложить доказательства «форс-мажора» (больничный лист, отчет ГИБДД и т.д.). Все эти случаи и процедуру подтверждения желательно прописать в Положении о командировках.

Мнение. Расходы на возврат авиабилетов

Алла Сажина, финансовый консультант

Если организация оплатила авиабилеты для работников, направляемых в командировку, но позже билеты были обменены вследствие отмены/переноса/задержки рейса, то организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы в виде штрафа за возврат билетов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ) при условии их соответствия положениям статьи 252 Налогового кодекса. К данному выводу пришли специалисты Минфина России в письмах от 29 ноября 2011 года N 03-03-06/1/786, от 25 сентября 2009 года N 03-03-06/1/616.
Авиабилет представляет собой договор перевозки между транспортной компанией и пассажиром (п. 2 ст. 786 ГК РФ).

Поэтому сбор за возврат билета можно считать штрафом за нарушение условий договора. Поскольку при расторжении договора перевозки билет был возвращен, расходов на приобретение указанного билета у организации не возникает, за исключением суммы сбора, взимаемого при оформлении данного билета и включенного в его стоимость, которая может быть учтена в составе расходов на командировку на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (пост. ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15). То есть, при изменении маршрута организация может отнести к расходам на командировки для целей налогообложения прибыли стоимость как первоначально приобретенного (за минусом возвращенной продавцом суммы), так и нового авиабилета в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Расходы, понесенные при возврате билета, можно учесть для расчета налога на прибыль при условии, что компания сможет обосновать перенос сроков командировки в связи с производственной необходимостью (отмена/перенос/задержка рейса), то есть, расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (пост. ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008, ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).

Напомним, что датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Документальным подтверждением рассматриваемых затрат могут служить:
— приказ руководителя об отмене командировки (изменении);
— документы, предоставленные продавцом билетов (акты, счета-фактуры, квитанции о возврате билетов и др.).

Таким образом, в случае если сотрудник опоздал на самолет по личным причинам и у него отсутствует квитанция, из которой видно, что взысканы штрафные санкции, соответствующие расходы не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль. Следует также отметить, что при отсутствии квитанции возврата билета суммы возмещения будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Арбитражная практика по данному вопросу отсутствует.

Еще статьи из этого раздела

• Новые правила согласования с Госавтоинспекцией программ и условий обучения в автошколах
• Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ
• Нужно ли возвращать обязательную нотариальную форму для сделок граждан с недвижимостью?
• Онлайн-кассы: основные проблемы переходного периода и варианты их решения
• Специфика хранения бухгалтерской документации