Гарант Диск — облачный сервис хранения внутренних документов организации
Сервис, который поможет организовать в своей компании собственную облачную базу данных внутренних документов вашей организации, доступных всем пользователям системы ГАРАНТ в одном клике.
Благодаря своим поисковым возможностям и автоматической постановке гиперссылок в тексте документа сервис позволяет легко ориентироваться в базе и быстро находить нужные документы.
Как работает этот сервис?
Загрузите нужные документы
Добавьте любые документы в Гарант Диск просто перетащив их в окно браузера
Сервис обработает документы
Сервис автоматически расставит гиперссылки в загруженных документах на установленные нормы и судебную практику
Пригласите своих коллег
Доступ будет предоставлен автоматически всем пользователям Вашей системы ГАРАНТ
Используйте умный поиск документов
Для поиска документов используется продвинутые технологии системы ГАРАНТ
Преимущества сервиса
Современные облачные технологии
Все документы будут храниться в облачной системе, доступ к которой идет по защищенной технологии HTTPS, обеспечивающей проверку подлинности сертификата сервера и зашифрованный обмен данными по криптографическому протоколу TLS
Гарантия сохранности данных
Что бы не случилось с Вашими документами, у Вас будет их копия на Гарант Диске, а значит работа будет идти дальше. Информация Гарант Диска защищена от сбоев по технологии RAID5 с дополнительным резервированием
Обновление документов
Вы всегда сможете быть уверены в актуальности используемых документов. Если Вы загрузите новый документ под тем же названием, его текст обновится, а ссылка останется прежней
Расстановка гиперссылок
Система отслеживает все упоминания документов в тексте и автоматически проставляет на них гиперссылки, будь то нормы из федерального и регионального законодательства, судебная практика или Ваши собственные документы
Создание вложений в документах
Создавайте вложения внутри основного документа, если необходимо связать вместе несколько документов одного типа
Универсальность сервиса
Гарант Диск можно использовать как сборник внутренних норм и форм документов, как базу знаний или как реестр документации. А можно и все сразу
Часто задаваемые вопросы по сервису Гарант Диск:
Документы можно искать по общему текстовому запросу, при этом поиск идет по названию и содержанию текстовых документов. Есть расширенный поиск по названию, содержанию, типу и дате документа. Также возможно добавление закладок пользователя в документах и перемещение таких закладок в созданные пользователем папки. Также ведется журнал работы пользователя и отображение недавно добавленных в базу документов.
В Гарант Диск можно загружать любые файлы размером не более 20 мегабайт.
Текстовые файлы форматов rtf, doc, docx, odt можно просмотреть прямо в Гарант Диске. Они сохраняют базовое форматирование, а содержащийся в них текст становится доступным для контекстного поиска (по словам) в Гарант Диске. В текстовые документы также можно делать вложения других файлов.
Файлы других форматов загружаются в виде ссылки для их скачивания.
В Гарант Диск имеются два ограничения на загрузку документов:
1) размер одного файла не может превышать 20 мегабайт,
2) количество загружаемых документов в день не более 100 шт. для одного комплекта и не более 20 шт. на одного пользователя, имеющего возможность загружать документы.
Общее число документов, загруженных в Гарант Диск, не ограничивается ни по объему, ни по количеству.
Загружать и удалять документы в Гарант Диске могут пользователи с правами «Администратор Гарант Диска». В многопользовательской Интернет-версии наделение соответствующими правами происходит через панель администратора комплекта системы ГАРАНТ (чекбокс «Администратор Гарант Диска»). В версии с распределенным размещением данных (ВРРД) администратору комплекта системы ГАРАНТ через e-mail отправляется отдельный логин и пароль для входа в Гарант Диск с соответствующими правами на загрузку и удаление. В Мобильных Интернет-версиях и Стандартных Интернет-версиях единственный пользователь по умолчанию является администратором комплекта.
Администратор Гарант Диска кликает на зеленую полосу с надписью: «Загрузить документ», после чего открывается панель управления файлами, где виден список загруженных, загружаемых и удаляемых файлов. В этой панели можно добавить или удалить файл, как путем нажатия соответствующей кнопки, так и просто перетащив нужный документ (Drag`n`Drop). После этого файл включается в список в статусе «Ожидает индексации» или «Ожидает удаления». В 00:00 по МСК (полночь по московскому времени) происходит компиляция базы Гарант Диска, после которой документы, бывшие в статусе «Ожидает включения в базу» становятся доступны для поиска и просмотра всем пользователям соответствующего комплекта, а бывшие «Ожидает удаления» удаляются из комплекта Гарант Диска без возможности их восстановить.
А. В текстовых документах — по первой строчке документа, в которой содержится текст.
Б. В нетекстовых документах — по названию файла.
ПРИМЕР:
Форма N7 для учета отгрузки от 17.07.2019.xls
Для корректной постановки ссылок на документы и их структурные единицы необходимо указывать полные реквизиты документа (тип, эмитент, дата, номер). Для федеральных законов эмитент не указывается. Для кодексов достаточно указывать их название, либо аббревиатуру.
ПРИМЕР:
В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 08 ноября 2007 г. N 259-ФЗ …
Согласно части 1 статьи 90 АПК РФ …
… предусмотренные главой 8 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.
… установлены приказом Федеральной налоговой службы от 11.02.2016 N ММВ-7-14/72@.
Также можно сокращать, например: ч.1 ст.6 ГПК.
ПРИМЕР:
… Аналогичный вывод следует из письма Минтруда России от 28.12.2015 N 17-3/В-641. В нем сказано, что, исходя из положений статей 164 и 168.1 ТК РФ, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием работников вне места постоянного жительства (суточных) …
На все федеральные, региональные нормативные акты, а также на судебную практику (кроме той, что содержится в онлайн-архивах) — из максимального комплекта системы ГАРАНТ. Также ставятся гиперссылки на документы, ранее загруженные в используемый комплект Гарант Диска, если они были добавлены в предыдущие компиляции базы (не одновременно с тем документом, в котором производится постановка ссылок).
- Вставить в загружаемый документ строку следующего содержания: !ПОДКЛЮЧИТЬ (отображаемый в документе текст;@имяфайла.xls).
- Загрузить в Гарант Диск файл @имяфайла.xls.
Номер приложения, название и формат файла могут варьироваться.
ПРИМЕР:
!ПОДКЛЮЧИТЬ (скан-копия приказа в формате pdf;@Приказ N 3 от 10.09.2019. Скан оригинала.pdf)
Он заменит ранее загруженный под таким же названием документ.
А. Через сервисное меню слева сверху рядом с логотипом системы ГАРАНТ.
Б. Во вкладке «Все решения ГАРАНТа» на главной странице Интернет-версии.
В. В списке результатов поиска ГАРАНТа внизу есть кнопка «Продолжить поиск по Гарант Диску».
Г. Через домен http://disk.garant.ru с вводом логина и пароля от Интернет-версии системы ГАРАНТ (не действует для пользователей ВРРД, кроме администратора). При этом права пользователей те же, что и при входе из системы ГАРАНТ.
Количество вариантов использования сервиса Гарант Диск не ограниченно. Можно использовать его в качестве:
А. Базы нормативных документов компании.
Б. Базы знаний, включающей FAQ, методические рекомендации, промоматериалы, концепции и стандарты.
В. Реестра договорной или закупочной документации.
Г. Базы общих документов для взаимодействия с партнерами, франчайзи и клиентами.
Д. Реестра вопросов-ответов, проведенных консультаций, ответов на обращения граждан или клиентов.
Е. Базы технической документации.
… и многое другое.
Это невозможно, так как один комплект Гарант Диска предоставляется пользователям одного комплекта системы ГАРАНТ.
В случае многопользовательской Интернет-версии и версии с распределенным размещением данных (ВРРД) администраторы комплекта могут зайти по своему логину и паролю на http://disk.garant.ru, чтобы скачать и удалить документы из Гарант Диска. Загрузка новых документов возможна только после возобновления обслуживания. Документы хранятся до момента удаления администратором и удаляются полностью после четырех месяцев с момента прекращения обслуживания комплекта.
Информация, вводимая клиентом в Гарант Диск, находится в закрытом доступе и хранится и обрабатывается в специальном формате данных системы ГАРАНТ. Круг лиц, имеющих доступ к информации определяется пользователем и управляется с помощью комплекта системы ГАРАНТ. Доступ сотрудников компании «Гарант» к пользовательским данным исключен.
Сервис является безопасным, информация передается через защищенный формат HTTPS. Тем не менее, напоминаем, что любой облачный сервис имеет обычные риски, связанные с общими особенностями работы интернет-технологий.
Если вопрос безопасности касается пропажи информации из-за технических сбоев, то это исключено, так как информация хранится в массивах RAID5 с дополнительным резервным копированием (бэкапом). Мы надежно храним все данные, которые находятся на наших серверах в Центре информационных технологий МГУ (Россия, Москва).
Перед началом коммерческого обслуживания с клиентом подписывается соответствующее пользовательское соглашение.
Такая функция есть в данном сервисе — распознавание текста в сканированном документе, а также возможность вручную задать имя любому документу. Графические файлы форматов pdf, tif и tiff теперь можно просмотреть прямо в Гарант Диске. Кроме того, в распознанном тексте графических документов в указанных форматах теперь автоматически проставляются гиперссылки, ведущие на соответствующие документы системы ГАРАНТ. Технология аналогична используемой для образов ГОСТов в системе ГАРАНТ. Соответствующие обновления с подробным описанием функций добавлены в Гид по Гарант Диску, который можно скачать или посмотреть в самом сервисе в разделе Закладок, пункт: «Помощь в работе, возможности системы».
Сообщения об ошибках следует отправлять по стандартным каналам системы ГАРАНТ (онлайн-чат) или обратившись к Вашему менеджеру по сопровождению системы ГАРАНТ.
Загружать и удалять документы в Гарант Диске могут пользователи с соответствующими правами. В многопользовательской Интернет-версии наделение соответствующими правами происходит через панель администратора комплекта системы ГАРАНТ (после подключения к комплекту Гарант Диска в настройках пользователей появляется строчка «Работа с файлами в Гарант Диске», смотрите рис. ниже). В версии с распределенным размещением данных (ВРРД) администратору комплекта системы ГАРАНТ через e-mail отправляется отдельный логин и пароль для входа в Гарант Диск с соответствующими правами на загрузку и удаление. В Мобильных Интернет-версиях и Стандартных Интернет-версиях единственный пользователь по умолчанию является администратором комплекта.
Количество пользователей сервиса Гарант Диск не ограничено и равно количеству пользователей, имеющий доступ к системе ГАРАНТ.
