Транспортные карты: по каким КВР и КОСГУ оплатить их приобретение и пополнение

Письмо Минфина России от 21.05.2021 N 02-05-11/39172

Для проезда сотрудников на общественном транспорте для выполнения служебных обязанностей, не связанных с командировкой, учреждения могут приобретать транспортные карты.

При этом расходы могут быть связаны как с приобретением такой карты, например, оплатой ее залоговой стоимости, так и с пополнением карты непосредственно для оплаты проезда.

Как правило, транспортные карты являются собственностью поставщика и передаются им в пользование заказчику/учреждению. Поскольку сама карта служит только способом оплаты проезда на общественном транспорте, расходы на ее приобретение, в том числе внесение залоговой стоимости, для учреждения относятся к оплате прочих услуг и отражаются по КВР 244 и подстатье 226 КОСГУ.

А вот расходы на пополнение транспортной карты, в том числе через подотчетное лицо, относятся к приобретению непосредственно транспортных услуг для нужд учреждения и отражаются по КВР 244 в увязке с подстатьей 222 КОСГУ.

Отметим, что такие карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета, отражаемым на балансовых счетах учреждения, поскольку не являются собственностью учреждения и служат средством доступа к соответствующим услугам. Поэтому в целях учета транспортных карт учреждение по согласованию с учредителем/финорганом в рамках формирования своей учетной политики вправе ввести дополнительный забалансовый счет для осуществления контроля за движением карт между сотрудниками, использующими карты для проезда, и лицами, ответственными за хранение карт — такая организация бухгалтерского учета транспортных карт была ранее рекомендована финансовым ведомством.