Российская организация, от которой или в результате отношений с которой налогоплательщик получил доходы, является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 24, п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. При этом налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога (а также сумме излишне удержанного) в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (ст. 231 НК РФ).

Как определено абзацем 3 п. 1 ст. 231 НК РФ, возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога (письма Минфина России от 23.07.2012 N 03-04-06/8-207, от 21.06.2012 N 03-04-06/8-172, от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

Налог должен быть возвращен в строго ограниченный срок, а именно в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. Причем в случае нарушения налоговым агентом указанного срока на сумму невозвращенного налога начисляются проценты (за каждый календарный день нарушения срока возврата). Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении. Таким образом, для возврата излишне удержанной с доходов уволенного сотрудника суммы НДФЛ ему следует обратиться к организации (налоговому агенту) с заявлением на возврат излишне удержанного НДФЛ, в котором указать реквизиты для безналичного перечисления возвращаемых сумм налога.

В случае, если суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет РФ, будет недостаточно для возврата излишне удержанного НДФЛ уволенному сотруднику в течение установленного срока, налоговому агенту следует направить в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат организации излишне удержанной суммы налога. Такое заявление направляется в течение 10 дней со дня подачи соответствующего заявления налогоплательщиком (абзац 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Вместе с заявлением в налоговый орган необходимо предоставить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112)*(1). При этом до осуществления возврата налоговому агенту из бюджета соответствующей суммы НДФЛ (которая производится в соответствии со ст. 78 НК РФ), последний вправе осуществить возврат такой суммы налога за счет собственных средств.

Иными словами, если суммы предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет РФ будет достаточно для возврата налога, то возврат осуществляется налоговым агентом самостоятельно. Если такой суммы недостаточно, то за возвратом излишне удержанного налога необходимо обратиться в налоговые органы. Но в любом случае возврат излишне уплаченного НДФЛ при наличии от неё заявления производится непосредственно налоговым агентом.
Следует отметить, что НК РФ не содержит указания на то, что возврат налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ производится только тем налогоплательщикам, которые являются его сотрудниками на момент возврата. Следовательно, вне зависимости от того, является ли лицо, которому необходимо произвести пересчет налога в связи с неверным исчислением НДФЛ, работником организации или нет, сумма налога должна быть ему возвращена (на основании полученного от него заявления).

Налогоплательщик также вправе обратиться за возвратом излишне удержанного НДФЛ в налоговый орган по окончании налогового периода в порядке, предусмотренном ст. 78 НК РФ (смотрите письма ФНС России от 07.03.2012 N ЕД-4-3/3786@, от 24.01.2012 N ЕД-3-3/187@). В таком случае налоговым органом будет произведен пересчет налоговой базы на основании представленной налогоплательщиком налоговой декларации и подтверждающих документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим