Изменились правила сдачи в налоговую инспекцию справок N 2-НДФЛ. Если численность работников компании не превышает 10 человек, то предоставлять сведения можно в бумажном формате. Всем остальным — в электронном виде.

Налоговые агенты обязаны подавать в инспекции сведения о выплаченных физлицам доходах, начисленных и удержанных суммах НДФЛ*(1). Подать сведения за 2011 год в инспекцию надо не позднее 2 апреля 2012 года (1 апреля — воскресенье).

С ноября 2011 года начал действовать новый порядок представления таких сведений*(2). Он подробно регламентирует процесс подачи сведений на электронных и бумажных носителях, а также в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Заметим, что большинству фирм с 1 января 2012 года сведения по форме N 2-НДФЛ нужно представлять в электронном виде. Бумажный формат могут использовать только те фирмы, в которых численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек*(3).

Электронные носители

Сведения в электронном виде (файлы утвержденного XML-формата) можно представить в налоговую инспекцию на дискетах 3,5″, дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти.

Примечание. Сведения предоставляются налоговыми агентами в виде справки по форме N 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде.

В одном файле может содержаться не более 3000 документов. Если их больше, нужно сформировать несколько файлов. Кроме самого отчета следует подготовить сопроводительные реестры сведений о доходах физических лиц (приложение N 1 к Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

В новых правилах указано*(4), что при приеме сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР). Раньше отчеты с ошибками в адресах не принимали и отправляли переделывать неправильно указанный адрес.

Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль. Результаты такого контроля отражаются в протоколе приема сведений о доходах физлиц в электронном виде (приложение N 2 к Порядку). В этом же протоколе формируется список внесенных исправлений в элементы адреса. Данный протокол, как и реестр сведений о доходах, оформляется в двух экземплярах — для фирмы и для инспекции. Если информация сформирована не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту вместе с протоколом, содержащим описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

Бумажные носители

Сведения на бумажных носителях в виде справок по форме N 2-НДФЛ также нужно сдавать с сопроводительным реестром в двух экземплярах.

В день сдачи отчета инспектор в присутствии налогового агента (или представителя) должен проверить все представленные справки на предмет наличия в них заполненных реквизитов о налоговом агенте, о физическом лице — получателе дохода, данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога, а также на предмет отсутствия исправлений.

Если в справке все верно, сведения считаются представленными. Если какая-то справка будет с ошибками, ее изымут из представленного пакета документов и возвратят компании, а из реестра вычеркнут. Факт представления сведений на бумажном носителе от налогового агента подтверждается протоколом приема сведений о доходах физлиц на бумажных носителях (приложение N 3 к Порядку).

Представление сведений по ТКС

Сведения в электронном виде представляются в налоговую инспекцию через специализированного оператора связи с применением средств криптографической защиты информации и квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя. Дублировать представленную отчетность на бумажном или электронном носителе не требуется. Реестр сведений при этом способе сдачи отчета готовить не нужно: его фирма получит в электронном виде из налоговой по результатам проверки отчета.

При сдаче отчета по ТКС налоговый агент должен получить в течение следующего рабочего дня со дня отправки сведений:

— подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налоговой инспекции;
— извещение, подтверждающее получение электронного документа от инспекции. Такое извещение будет заверено электронной подписью самой налоговой.

В течение десяти дней с даты отправки налоговым агентом сведений инспекция направит ему реестр (приложение N 1 к Порядку) и протокол приема сведений о доходах физлиц в электронном виде (приложение N 2 к Порядку).

Вычеты на детей

В ноябре текущего года вступили в силу поправки в часть 2 Налогового кодекса, которые увеличивают стандартные детские вычеты задним числом — с 1 января 2011 года*(5). Изменения коснулись вычетов на третьего и последующих детей. Их размер повышен с 1000 до 3000 рублей. Также с 2011 года увеличены с 2000 до 3000 рублей вычеты:

— на каждого ребенка, если он в возрасте до 18 лет является инвалидом;
— на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Если среди сотрудников фирмы есть многодетные родители, вычеты за 2011 год нужно пересчитать в декабре 2011 года.

Социальные вычеты

Социальный вычет по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование*(6) появился с 1 января 2010 года. По общему правилу социальные вычеты предоставляются налоговиками при подаче налоговой декларации по окончании налогового периода*(7). Однако рассматриваемый вычет может быть предоставлен в течение года*(8), если сотрудник обратился с просьбой о предоставлении такого вычета до конца года. Но, конечно, только по суммам, удержанным из выплат в пользу налогоплательщика и перечисленным налоговым агентом в соответствующие фонды.

Применительно к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов, уменьшение налоговой базы на сумму социального вычета по выплатам в НПФ производится ежемесячно*(9). При этом начиная с того месяца, в котором расходы сотрудника на негосударственное пенсионное обеспечение достигнут 120 000 рублей, предоставление вычета нужно прекратить.

Имущественные вычеты

Имущественные вычеты связаны с затратами на строительство или покупку жилья на территории Российской Федерации. Такой вычет может быть предоставлен и до окончания налогового периода при обращении сотрудника к работодателю. Сначала работник должен получить в инспекции уведомление о праве на вычет, оформленное на фирму-работодателя. После того, как оно окажется в бухгалтерии, вычет сотруднику можно предоставить начиная с месяца, когда он подал заявление. Налог, удержанный до подачи заявления, сотрудник может вернуть, обратившись в инспекцию и подав по окончании года налоговую декларацию. Не использованный полностью вычет переносится на последующие налоговые периоды. Но при этом нужно заново получить уведомление в налоговой инспекции и сдать его в бухгалтерию.

Смена налогового статуса

С 2011 года действует новый порядок возврата НДФЛ работникам в связи с приобретением ими статуса налогового резидента*(10). Касается он не только сотрудников-иностранцев, но также и тех, кто часто выезжает в командировки за пределы РФ. Раньше обязанность пересчитать и вернуть излишне удержанный по ставке 30 процентов НДФЛ лежала на работодателе. Теперь пересчитывать налог не нужно. С 2011 года инспекция пересчитывает и возвращает налог.

Если в конце года выяснится, что сотрудник стал резидентом, а налог удерживался весь год по ставке 30 процентов, то он сам по окончании года может подать декларацию по форме N 3-НДФЛ с приложением справки о доходах по форме N 2-НДФЛ и подтверждающих налоговый статус документов: справок с места работы, подготовленных на основании сведений из табеля учета рабочего времени, копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, квитанций о проживании в гостинице и других документов, на основании которых можно установить длительность фактического нахождения физического лица в Российской Федерации*(11).

Проверим суммы налога

После заполнения сведений о доходах и вычетах стоит сравнить исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет суммы налога (раздел 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» справки N 2-НДФЛ).

Исчисленная сумма налога — это налоговая база, умноженная на ставку налога.

Удержанная сумма налога — это сумма НДФЛ, удержанная при выплате дохода за налоговый период.
Здесь учитываются в том числе и суммы налога, удержанные после окончания отчетного налогового периода, но с доходов, полученных в налоговом периоде (например, НДФЛ с зарплаты за декабрь 2011 г., выплаченной в январе 2012 г.).

Перечисленная сумма налога — реквизит, который заполняется начиная с доходов, полученных в 2011 году. Это сумма налога, перечисленная в бюджет за налоговый период.

Если фирма имеет задолженность по выплате заработной платы за 2011 год, то удержанная сумма налога окажется меньше суммы исчисленного налога. Налог был начислен в момент начисления зарплаты и будет удержан только в момент ее выплаты. До тех пор, пока долг по зарплате не будет погашен, нужно указывать НДФЛ как начисленный, но не удержанный.

В графе «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» нужно указать сумму НДФЛ, излишне удержанную фирмой в отчетном году, но не возвращенную налогоплательщику. С 2011 года действует новый порядок возврата НДФЛ работодателем*(12). Однако когда расчеты по НДФЛ по итогам года между налоговым агентом и налогоплательщиком завершены, за возмещением излишне удержанного налога сотруднику придется обратиться в ИФНС по месту жительства, представив налоговую декларацию по форме N 3-НДФЛ.

В течение года работодатель обязан подавать в инспекцию справки о невозможности удержания НДФЛ. Здесь имеет значение, была ли у налогового агента возможность взыскать налог. Если сотрудник продолжал получать доход от работодателя, то налог с таких выплат действительно должен был быть удержан. В отсутствие выплат данному лицу налог взыскать невозможно. В таком случае налоговый агент должен сообщить письменно физическому лицу и в налоговую по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ не позднее одного месяца со дня окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства*(13). Для этого используют ту же справку N 2-НДФЛ *(14).

Если налоговый период закончился и компания уведомила инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать соответствующую сумму НДФЛ, ее обязанность как налогового агента прекращается*(15). Тем не менее по итогам года нужно отчитаться о доходах данного лица. Подача сведений о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму НДФЛ не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения по форме N 2-НДФЛ по итогам налогового периода*(16).

Когда не нужно подавать сведения о доходах

Справки N 2-НДФЛ по тем физическим лицам, с доходов которых фирма не обязана исчислять и удерживать НДФЛ, подавать в налоговую не нужно. Ведь в таких ситуациях компания не является налоговым агентом. Это касается в том числе:

1) выплат с доходов определенной категории налогоплательщиков, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно;
2) определенных видов доходов, при получении которых налогоплательщики должны самостоятельно уплатить налог;
3) выплат с доходов, которые не подлежат налогообложению.
Например, если организация покупала имущество у физического лица, то отчитываться по таким выплатам также не нужно*(17).

Кроме того, не нужно подавать форму N 2-НДФЛ по доходам, полностью освобожденным от обложения НДФЛ*(18). Ведь в отношении этих выплат фирма налоговым агентом не является*(19).

Может оказаться, что у физлица есть и облагаемые, и не облагаемые НДФЛ доходы. В этом случае в справку N 2-НДФЛ включают только облагаемые суммы. Сведения о необлагаемых суммах (например, о компенсации за использование личного автомобиля) в справке отражать не нужно*(20).

Подаем уточненные сведения

Допустим, компания пересчитала доходы и НДФЛ за предшествующие налоговые периоды по кому-то из сотрудников в связи с уточнением его налоговых обязательств. В этом случае взамен ранее представленной справки нужно оформить по такому сотруднику новую справку N 2-НДФЛ *(21).

При этом, заполняя заголовок новой справки, следует указать:
— в поле «N ____________» — номер ранее представленной справки;
— в поле «от ______________» — новую дату составления справки.

В таком же порядке следует подавать справку и в случае, когда была выявлена техническая ошибка, допущенная при заполнении справки. Например, указан неверный ИНН налогоплательщика*(22).

Как отмечено в новом порядке *(23), при направлении уточненных сведений подавать нужно только скорректированные сведения. То есть не нужно подавать заново все справки, а только справку за того сотрудника, данные по которому были исправлены.

Если у фирмы есть обособленные подразделения

Организация подает сведения о доходах своих работников в налоговую инспекцию по месту своего учета*(24). Однако у фирмы могут быть обособленные подразделения. В Налоговом кодексе нет указаний, в какую налоговую подавать сведения по работникам обособленных подразделений. Согласно последним разъяснениям Минфина России и ФНС России*(25) сведения о доходах работников обособленного подразделения нужно подавать в инспекцию по месту нахождения данного подразделения. Ведь именно в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения перечисляется налог на доходы физических лиц за таких сотрудников*(26). Имеется и судебная практика, подтверждающая такую позицию*(27).

Однако есть и противоположная точка зрения. Некоторые разъяснения налоговиков и судебные решения говорят о том, что сведения о доходах работников обособленных подразделений можно подавать в налоговую инспекцию по месту постановки на учет головной компании. Но в этом случае она должна сдать сведения на всех сотрудников организации в целом, включая работников обособленных подразделений*(28).

На наш взгляд, безопаснее придерживаться более поздних разъяснений и сдавать сведения по доходам работников обособленных подразделений в инспекцию по месту нахождения этих подразделений. Заметим также, что возможность различного толкования пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса дает основание для применения другой нормы Кодекса *(29), согласно которой все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика*(30).

Ответственность и штрафы

За несвоевременное представление справок N 2-НДФЛ компания может быть привлечена к ответственности*(31). Штраф составит 200 рублей за каждый документ. Если справки N 2-НДФЛ направлены своевременно, но заполнены с ошибками, а исправленные справки поданы уже после истечения установленного срока, то оштрафовать фирму нельзя. Это подтверждается судебной практикой*(32).

Справка N 2-НДФЛ налоговой декларацией не является, поэтому оштрафовать за непредставление декларации*(33) налоговики не вправе. Налогового агента можно привлечь к административной ответственности в виде штрафа*(34). Она установлена:

— за непредставление (несвоевременное представление) справок N 2-НДФЛ в налоговые органы;
— за отказ от представления справок N 2-НДФЛ в налоговые органы;
— за представление сведений о доходах физических лиц в неполном объеме или в искаженном виде.

Размер штрафа установлен в зависимости от статуса привлекаемого к ответственности лица:
— от 100 до 300 руб. — для налоговых агентов — физлиц;
— от 300 до 500 руб. — для должностных лиц организации — налогового агента.

А. Матросова,
главный бухгалтер компании «БВТ Группа»

«Актуальная бухгалтерия», N 1, январь 2012 г.