Что обязательно нужно прописать в ЛНА организации при переходе на электронный документооборот?
«Работодатель самостоятельно определяет, вводить или не вводить ЭДО. Поэтому для начала надо принять решение о переходе на него. В документе обязательно должны быть указаны:
— информационная система для электронного документооборота (собственная либо платформа «Работа в России»);
— электронные документы, в отношении которых осуществляется ЭДО;
— категории работников, в отношении которых применяется ЭДО;
— порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
— срок уведомления персонала о нововведении;
— дата введения ЭДО, устанавливаемая не ранее дня истечения срока указанного уведомления (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Дополнительно рекомендуем назначить сотрудника, ответственного за непосредственное выполнение и контроль перехода.
Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ ЭДО вводится в организации на основании ЛНА. Таким документом может быть, например, Положение о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Но в данном случае проще оформить приказ (образец см. в Примере 1, где организация-работодатель, в которой нет первичного органа первичной профсоюзной организации, избрала для обмена электронными документами платформу «Работа в России»). И хотя чисто формально приказ ЛНА не является, но в подобной ситуации этот документ будет более логичен, ведь в нем будут прописаны сроки введения ЭДО и назначены ответственные лица. Однако надо понимать, что по своей сути этот приказ может быть квалифицирован как ЛНА.
С приказом (или ЛНА — если вы решите издавать его) работников, которых будут касаться новшества, необходимо ознакомить под личную подпись.
Кроме решения о введении ЭДО работодатель должен прописать порядок его осуществления. Соответствующий нормативный акт можно назвать положением, регламентом, инструкцией и т.д. (образец см. в Примере 2). По усмотрению работодателя в нем можно указать:
— сроки подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
— порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота;
— исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
— процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ)» (см. полный текст: Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов (А. Каблучков, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 2, февраль 2022 г.)).
ЗАКАЗАТЬ ЭТОТ ДОКУМЕНТ | КУПИТЬ ГАРАНТ | ПОДЕЛИТЬСЯ |
---|
Еще статьи из этого раздела
- Допускается ли заключение дополнительного соглашения к трудовому договору с согласия муниципального служащего, достигшего предельного возраста 65 лет, на 1 год по инициативе работодателя?
- Может ли сотрудник быть зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя и иметь основное место работы по трудовому договору?
- Запись в трудовой книжке об увольнении в порядке перевода 20 числом и принятии в порядке перевода 20 числом не будет являться нарушением?
- Нужно ли работодателю передавать сведения об уволенных в ФСС и в какой срок?
- Как точно посчитать количество неиспользованных дней отпуска при увольнении работника (для выплаты компенсации)?